Mailbox Access Tool – Temporäre Postfachzugriffe sicher verwalten
Transparente Freigaben, klare Prozesse
Das Mailbox Access Tool von partimus ermöglicht Mitarbeitenden, temporäre Zugriffe auf Postfächer strukturiert zu beantragen und genehmigen zu lassen – direkt in Microsoft Teams.
Der gesamte Prozess, von der Anfrage über die Genehmigung bis zur automatischen Entfernung der Berechtigung, läuft digital und nachvollziehbar ab. Besonders bei Systempostfächern wie info@ oder support@ sorgt das Tool für Transparenz und Sicherheit. So erfüllen Unternehmen problemlos interne Compliance- und Audit-Anforderungen, ohne aufwendige manuelle Freigaben.
- Microsoft Teams Integration
- DSGVO-konform
- Audit- & Reporting-Funktion
Zugriffsmanagement leicht gemacht
Das Mailbox Access Tool digitalisiert den kompletten Genehmigungsprozess für Postfachzugriffe in Microsoft 365. Mitarbeitende stellen Anträge direkt über Teams oder ein Webformular, während Genehmigungen automatisch verarbeitet und dokumentiert werden. So werden Berechtigungen klar geregelt, Fristen eingehalten und Audits deutlich vereinfacht.
direkt über Teams oder Webformular
Standard & erweiterte Freigaben
für Geschäftsführung und Betriebsrat
Genehmigung, Ablauf oder Änderung
Vollständig in Microsoft 365 integriert
Sicher integriert in Microsoft 365
Das Mailbox Access Tool nutzt die vorhandene Microsoft-Umgebung und erfordert keine externe Plattform. Alle Anfragen, Genehmigungen und Berechtigungen werden in Microsoft Teams und Exchange automatisiert verarbeitet – sicher, effizient und nachvollziehbar.
Das Tool nutzt die vorhandene Microsoft-Infrastruktur und fügt sich nahtlos in bestehende Workflows ein. Dadurch lassen sich Anfragen, Genehmigungen und Berechtigungen direkt in Teams bearbeiten – ohne zusätzliche Software.
Alle Zugriffe werden zeitlich begrenzt vergeben und nach Ablauf automatisch entfernt. Das sorgt für saubere Postfachberechtigungen und verhindert vergessene oder veraltete Freigaben.
Genehmigungsprozesse können flexibel an Unternehmensrichtlinien angepasst werden – von einfachen Freigaben bis hin zu mehrstufigen Prozessen für sensible Postfächer. So bleibt das System sowohl effizient als auch compliant.
Jede Anfrage, Genehmigung und jeder Ablauf wird automatisch protokolliert. Die Daten stehen jederzeit als Audit-Report zur Verfügung und erfüllen damit gängige Prüfanforderungen, z. B. nach ISO 27001.
Alle Daten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert und verarbeitet, wodurch höchste Datenschutzanforderungen erfüllt werden. Das gewährleistet Sicherheit, Transparenz und klare Nachvollziehbarkeit für Audits und interne Richtlinien.
Herausforderungen bei Postfachzugriffen
Gerade bei sensiblen Postfächern wie info@ oder hr@ und temporären Zugriffen ist Nachvollziehbarkeit entscheidend. Das Mailbox Access Tool stellt sicher, dass jede Freigabe dokumentiert, zeitlich begrenzt und genehmigt ist. Dadurch werden interne Richtlinien und externe Audit-Anforderungen (z. B. ISO 27001) zuverlässig erfüllt – ohne zusätzlichen Aufwand für IT oder HR.
- Fehlende Nachvollziehbarkeit, wer wann Zugriff hatte
- Unstrukturierte Dokumentation von Genehmigungen und Ablaufdaten
- Kein klarer Prozess für sensible Postfächer (z. B. info@, hr@)
- Schwierigkeiten beim Nachweis gegenüber Auditoren (z. B. ISO 27001)
- Unsicherheit beim Umgang mit Änderungen und Vertretungsregelungen
- Vollständige Audit- und Reporting-Funktion für Geschäftsführung & Betriebsrat
- Lückenlose Dokumentation aller Anträge, Genehmigungen und Ablaufdaten
- Erweiterter Genehmigungsprozess für Systempostfächer mit Pflichtfreigabe durch die Geschäftsführung
- Unterstützung von ISO 27001:2022-Prozessen für geprüfte Nachweisbarkeit
- Integration in Change Management für sichere und transparente Änderungen
- Klare Nachweise für interne und externe Audits ohne Mehraufwand
Digitalisieren Sie Ihr Berechtigungsmanagement
Mit dem Mailbox Access Tool von partimus automatisieren Sie Postfachfreigaben, dokumentieren Zugriffe revisionssicher und erfüllen höchste Compliance-Anforderungen – ohne manuellen Aufwand. Starten Sie jetzt mit Postfachzugriffen, die Audit-Anforderungen erfüllen.
Preise für Ihr Mailbox Access Tool
Das Mailbox Access Tool ist in drei Lizenzmodellen erhältlich – abgestimmt auf Nutzerzahl und Anforderungen. Alle Varianten beinhalten regelmäßige Updates, Support und Funktionserweiterungen.
- Lokale Userverwaltung
- Standard-Genehmigung
- Microsoft SSO
- Teams Integration
- Erweiterter Genehmigungsprozess
- Audit Reports
- Urlaubsvertretung
- Setup (einmalig, Mindestlaufzeit 12 Monate)
- Zusatzuser
- Preis
*Alle Preise verstehen sich als monatliche/einmalige Gebühren zuzüglich Mehrwertsteuer. Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Gewerbetreibende.
Für wen ist das Mailbox Access Tool geeignet?
Das Tool richtet sich an Unternehmen, die Postfachzugriffe effizient, transparent und revisionssicher gestalten möchten. Es ist besonders wertvoll für Organisationen mit mehreren Teams, Systempostfächern oder erhöhten Compliance-Anforderungen.
Ideal für mittelständische Unternehmen, die Zugriffsrechte zentral steuern und Compliance-Anforderungen zuverlässig erfüllen möchten.
Durch automatisierte Freigaben und Ablaufsteuerung behalten Sie jederzeit die Kontrolle über gemeinsam genutzte Postfächer.
Das Tool dokumentiert jeden Zugriff revisionssicher und unterstützt damit interne Richtlinien sowie externe Prüfstandards wie ISO 27001.
Alle Anfragen und Genehmigungen werden digital abgebildet, wodurch manuelle Arbeitsschritte entfallen und Prozesse transparent bleiben.
Starten Sie mit partimus
Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre IT-Infrastruktur zu optimieren und Ihr Unternehmen voranzubringen – kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über die maßgeschneiderten Vorteile zu erfahren, die partimus Ihnen bieten kann.
Fragen und Antworten zum Mailbox Access Tool
Machen Sie den Zugriff auf Postfächer transparent, sicher und audit-sicher – mit dem partimus Mailbox Access Tool. Gerne beantworten wir Ihnen alle Fragen, die Sie zum Tool oder der Integration haben. Antworten bekommen Sie in unseren häufigen Fragen oder indem Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren. Unsere Beratung ist für Sie immer kostenlos und unverbindlich.
Wie funktioniert die Genehmigung in Microsoft Teams?
Mitarbeitende stellen ihre Anfrage direkt in Microsoft Teams, wo sie automatisch an die zuständige Führungskraft weitergeleitet wird. Die Freigabe wird sofort verarbeitet und der Zugriff zeitlich begrenzt eingerichtet.
Können unterschiedliche Berechtigungsstufen abgebildet werden?
Ja, sensible Postfächer wie info@ oder hr@ können über mehrstufige Genehmigungsprozesse abgesichert werden. Dadurch lassen sich Compliance- oder Betriebsratsvorgaben problemlos umsetzen.
Was passiert, wenn eine Berechtigung abläuft?
Nach Ablauf der genehmigten Frist entfernt das System den Zugriff automatisch. Das stellt sicher, dass keine veralteten oder unbeabsichtigten Berechtigungen bestehen bleiben.
Wie unterstützt das Tool Audits und Compliance-Anforderungen?
Alle Anfragen, Genehmigungen und Ablaufdaten werden revisionssicher protokolliert. Diese Daten können jederzeit exportiert und für interne oder externe Audits genutzt werden.
Ist das Mailbox Access Tool DSGVO-konform?
Ja, alle Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren verarbeitet und entsprechen aktuellen Datenschutzstandards. Dadurch erfüllt das Tool hohe Anforderungen von IT-Security und Datenschutz.