Onboarding & Offboarding Tool
– Prozesse automatisieren und vereinfachen
Effizientes Onboarding. Starke Teams. Vom ersten Tag an.
Das Onboarding & Offboarding Tool von partimus digitalisiert den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus – von der Kontoerstellung bis zum Lizenzentzug.
Alle Schritte werden automatisiert über Microsoft Power Automate, Graph API und Entra ID orchestriert, sodass HR und IT reibungslos zusammenarbeiten. Manuelle Aufgaben wie Hardwareausgabe oder Genehmigungen laufen standardisiert über SharePoint und Teams.
Das Ergebnis: weniger Aufwand, klare Verantwortlichkeiten und ein strukturierter Prozess, der Sicherheit und Transparenz schafft.
- Microsoft 365 Integration
- DSGVO-konform
- Automatisierte Workflows
Automatisierte Abläufe für HR & IT
Das Onboarding & Offboarding Tool steuert alle Schritte rund um den Eintritt oder Austritt von Mitarbeitenden. Von der Benutzererstellung bis zur Lizenzvergabe und Geräteverwaltung läuft jeder Prozess automatisiert und nachvollziehbar ab.
In lokalem AD & Entra ID. Zugriff nur für berechtigte HR- oder Management-Gruppen.
Über Microsoft Power Automate, z. B. Geschäftsführer bestätigt Onboarding-Anfrage vor Kontoerstellung.
OU-Zuordnung, automatische Vergabe von samAccountName, UPN, temporärem Passwort und Gruppenzuweisung basierend auf Position, Abteilung und Standort.
Bot-Benachrichtigung im „Onboarding-Hub“, adaptive Karte mit allen Mitarbeiterdetails und Live-Statusanzeige zu OU, UPN, Passwort, Gruppen und Lizenzen.
Definiert Aufgaben (z. B. Laptop, Zutrittskarte, Visitenkarte) und Verantwortliche (z. B. IT, HR, Facility). Tasks werden automatisch erstellt, zugewiesen und in Teams-Buckets organisiert.
Lizenzentzug, Geräte- und Schlüsselrückgabe und Deaktivierung im AD & Cloud.
Übersicht, wer wann onboarded wurde, Status aller Tasks im Onboarding-Hub, Echtzeit-Statistiken und Historie.
Microsoft-Integration auf Enterprise-Niveau
Das Tool basiert vollständig auf Microsoft-Technologien wie Power Automate, Graph API, Runbooks und Entra ID. So lassen sich Benutzer, Gruppen und Berechtigungen direkt im Microsoft-Ökosystem verwalten – sicher, stabil und wartungsarm.
Das Tool integriert sich nahtlos in Ihre bestehende Microsoft-Infrastruktur, ohne zusätzliche Schnittstellen oder Drittsoftware. Dadurch werden Benutzer, Gruppen und Lizenzen zentral verwaltet und Änderungen sofort systemweit übernommen.
Alle Konten und Berechtigungen werden automatisch synchronisiert, sodass keine doppelten oder veralteten Einträge entstehen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für konsistente Daten in Cloud- und On-Premise-Systemen.
Das Onboarding Tool kann flexibel an komplexe Unternehmensstrukturen angepasst werden – etwa bei mehreren Standorten, Tochtergesellschaften oder Mandanten. So behalten Sie zentrale Kontrolle, während einzelne Einheiten eigenständig verwaltet werden können.
Die Anmeldung erfolgt über Microsoft Entra ID mit modernen Sicherheitsstandards wie Multi-Faktor-Authentifizierung. Dadurch wird der Zugriff zuverlässig geschützt und die Compliance Ihrer IT-Umgebung gestärkt.
Alle Daten werden ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert und verarbeitet. Das garantiert höchste Sicherheit, DSGVO-Konformität und eine nachvollziehbare Datenhoheit für Ihr Unternehmen.
Herausforderungen im Onboarding – und wie das Tool sie löst
Viele Unternehmen mit hybrider IT-Infrastruktur verwalten Onboarding-Prozesse mit Excel-Listen, E-Mails oder isolierten Tools – ein fehleranfälliger, zeitintensiver Ansatz. Das Onboarding & Offboarding Tool bündelt alle Aufgaben in einem zentralen Workflow: Benutzer werden automatisch erstellt, Lizenzen zugewiesen und Aufgaben an die zuständigen Abteilungen verteilt. HR, IT und Management behalten jederzeit den Überblick über Status, Verantwortlichkeiten und Fristen.
- Kein einheitlicher Prozess für Onboarding zwischen lokalem AD und Cloud
- Manuelle, fehleranfällige Kontoeinrichtung
- Unklare Verantwortlichkeiten zwischen HR, IT und Führungskräften
- Zeitaufwändige Lizenzvergabe und Gruppenpflege
- Fehlende Übersicht über Aufgaben, Status und Fristen
- Einheitlicher, automatisierter Prozess für Onboarding und Offboarding über Microsoft Power Automate und Entra ID
- Vollständig automatisierte Kontoerstellung im lokalen Active Directory und in der Cloud
- Klare Rollen- und Aufgabenverteilung zwischen HR, IT und Management durch definierte Workflows und Genehmigungsschritte
- Zentrales Dashboard mit Echtzeit-Status, Fristenübersicht und Prozesshistorie
- Automatische Lizenz- und Gruppenverwaltung basierend auf Position, Abteilung und Standort
Die Technologie hinter dem Workflow
Unsere Lösung kombiniert vier leistungsstarke Microsoft-Komponenten:
Orchestriert Formulare, Genehmigungen, Benachrichtigungen und Task-Flows.
Für die sichere, direkte Verwaltung von Benutzern, Gruppen und Lizenzen in Microsoft 365.
Für komplexe Aktionen im lokalen Active Directory.
Für Regeldefinition, Aufgabensteuerung und transparente Kommunikation im Onboarding-Hub.
Digitalisieren Sie Ihre Mitarbeiterprozesse
Mit dem Onboarding & Offboarding Tool von partimus standardisieren Sie Abläufe zwischen HR und IT, reduzieren manuelle Aufgaben und schaffen Transparenz über alle Mitarbeiterprozesse hinweg. Profitieren Sie von klaren Workflows, automatisierter Lizenzvergabe und einer Integration, die sich nahtlos in Ihre Microsoft 365 Umgebung einfügt.
Preise für das Onboarding & Offboarding Tool
partimus bietet das Tool als modulares Lizenzmodell an – ideal für Unternehmen mit 30 bis 2000 Mitarbeitenden. Der Preis richtet sich nach der Mitarbeiterzahl in Ihrem Unternehmen. Im einmaligen Setup richten wir das Onboarding & Offboarding Tool gemeinsam mit Ihnen auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ein.
inkl. Onboarding-Workshop & Flow-Design
✅ Onboarding-Workshop & Prozessaufnahme
✅ Definition von Parametern (Abteilung, Standort, Rolle, Lizenzpaket)
✅ Entwicklung maßgeschneiderter Automatisierungen für AD & Entra ID
✅ Integration in bestehende HR-Systeme (z. B. HRWorks, Personio, DATEV)
(bis 100 Mitarbeiter)
+50 €/Monat je weitere 100 Mitarbeiter
✅ Sicheres Webformular mit Entra ID Login
✅ Genehmigungs-Workflow
✅ Automatische Kontoerstellung im lokalen AD und in Entra ID
✅ Teams-Integration
✅ SharePoint-Regeltabelle für nicht automatisierbare Tasks
✅ Offboarding mit gleichem Standardprozess
✅ Website-Dashboard
*Alle Preise verstehen sich als monatliche/einmalige Gebühren zuzüglich Mehrwertsteuer. Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Gewerbetreibende.
Für wen ist das Onboarding Tool geeignet?
Das Tool ist für Organisationen konzipiert, die ihr Mitarbeiter-Management professionalisieren und standardisieren wollen. Besonders HR-Teams und IT-Abteilungen profitieren von automatisierten Workflows, klaren Verantwortlichkeiten und minimalem manuellem Aufwand.
Das Onboarding Tool verbindet lokale Active-Directory-Umgebungen mit der Cloud und sorgt für einheitliche, automatisierte Benutzerverwaltung – ideal für hybride IT-Landschaften.
Durch die direkte Integration in Microsoft 365 und Entra ID werden Benutzer, Gruppen und Lizenzen automatisch verwaltet. So profitieren Unternehmen von einem durchgängig verbundenen System.
Genehmigungen, Workflows und Aufgaben lassen sich vollständig digital abbilden und nachvollziehen. Das reduziert manuellen Aufwand und schafft klare, transparente Prozesse.
Automatisierte Kontoerstellung, Berechtigungsverwaltung und Offboarding-Prozesse entlasten IT-Teams und erhöhen gleichzeitig die Sicherheitsstandards im Unternehmen.
Bei häufig wechselnden Mitarbeitenden sorgt das Onboarding und Offboarding Tool für gleichbleibende Qualität und Geschwindigkeit im Onboarding. Neue Accounts, Lizenzen und Aufgaben werden automatisch erstellt – ohne Engpässe oder Verzögerungen.
Starten Sie mit partimus
Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre IT-Infrastruktur zu optimieren und Ihr Unternehmen voranzubringen – kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über die maßgeschneiderten Vorteile zu erfahren, die partimus Ihnen bieten kann.
Fragen und Antworten zum Onboarding Tool
Wie lange dauert die Implementierung?
Je nach Umfang des Projekts ist das Tool in wenigen Wochen einsatzbereit. Das Setup umfasst Workshop, Prozessaufnahme und individuelle Anpassung an Ihre Unternehmensstruktur.
Kann das Tool mit bestehenden HR-Systemen verbunden werden?
Ja. Es unterstützt Integrationen mit Systemen wie HRWorks, Personio oder DATEV. Über Schnittstellen werden Daten automatisch synchronisiert.
Welche Vorteile bietet die hybride Microsoft-Integration?
Sie ermöglicht die parallele Verwaltung von Benutzerkonten in lokalem AD und Entra ID. So funktioniert das Onboarding reibungslos – unabhängig davon, ob Ihre Umgebung Cloud-basiert oder hybrid ist.